Was ist PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist eine Initiative, die u.a. einen standardisierten Übertragungsweg in Deutschland, in Europa, aber auch international ermöglicht. PEPPOL wird inzwischen auch in Ländern außerhalb der EU genutzt. Das System ist vergleichbar mit einem Mailbox-System bzw. funktioniert ähnlich wie ein WLAN Access Point: Es bietet Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern eine sichere, effiziente und interoperable Infrastruktur für den Versand und Empfang elektronischer Dokumente, insbesondere von E-Rechnungen.
Das PEPPOL-Standardmodell basiert auf dem sogenannten 4-Corner-Modell (= 4-Ecken-Modell):
- Corner 1 (Sender): Das liefernde Unternehmen, das die Rechnung erstellt.
- Corner 2 (Access Point des Senders): Der Access Point des sendenden Unternehmens übernimmt die Weiterleitung.
- Corner 3 (Access Point des Empfängers): Der Access Point des empfangenden Unternehmens verarbeitet und liefert die Rechnung weiter.
- Corner 4 (Empfänger): Das einkaufende Unternehmen oder der öffentliche Auftraggeber, der die Rechnung erhält.
Dieses Modell gewährleistet, dass jedes Unternehmen oder jede Behörde, die über einen zertifizierten Access Point angebunden ist, Dokumente sicher und nahtlos übertragen kann.
E-Rechnungen über die COMPLAVIS® E-Rechnungs-Plattform
Als PEPPOL Access Point ermöglicht COMPLAVIS® den sicheren Versand und Empfang von E-Rechnungen im XRechnung-Format über PEPPOL. Das Format XRechnung entspricht den gesetzlichen Vorgaben und stellt sicher, dass Rechnungen standardisiert, maschinenlesbar und rechtskonform sind.
Wichtig: Kann ZUGFeRD über PEPPOL genutzt werden?
ZUGFeRD kann nicht direkt über PEPPOL übertragen werden, da es sich um ein hybrides Format handelt, das eine PDF-Datei (PDF/A-3) mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. PEPPOL setzt hingegen ausschließlich auf strukturierte XML-Daten wie XRechnung oder PEPPOL BIS Billing 3.0, die für die maschinenlesbare Verarbeitung optimiert sind.
Für den Versand von ZUGFeRD-Rechnungen bieten sich alternative Übertragungswege über COMPLAVIS® an, wie etwa die Nutzung von E-Mail oder anderen integrierten Lösungen, die speziell auf die Anforderungen Ihrer Geschäftspartner zugeschnitten sind.
Vorteile für liefernde Unternehmen:
- Automatisierter Rechnungsversand an Kunden und öffentliche Auftraggeber.
- Sicherer und schneller Versand über PEPPOL (im Format XRechnung).
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im In- und Ausland.
Vorteile für einkaufende Unternehmen:
- Automatischer Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen.
- Optimierte Buchhaltungsprozesse durch standardisierte Datenformate.
- Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Rechnungsdaten.
Alternative Zustellwege – Flexibilität für unsere Kunden
Neben der Übertragung über PEPPOL bietet COMPLAVIS® seinen Kunden auch die Möglichkeit, Rechnungen über andere Zustellwege zu senden und zu empfangen. Dazu gehören unter anderem:
- E-Mail: Für Unternehmen, die weiterhin E-Mail als Zustellkanal verwenden möchten.
- Direkte Anbindung an ERP- und FiBu-Systeme: Vollintegrierte Lösungen für nahtlose Prozesse.
- E-Rechnungsportale: Besonders relevant für Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G).
Im B2G-Kontext (Business-to-Government) ermöglicht die COMPLAVIS® E-Rechnungs-Plattform zudem die automatisierte Übermittlung von E-Rechnungen an die bekannten E-Rechnungsportale öffentlicher Auftraggeber. Das reduziert den administrativen Aufwand und sorgt für eine hohe Effizienz im Rechnungsmanagement.
Wichtiger Hinweis ab 01.01.2025
Ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen, die Rechnungen empfangen, verpflichtet, diese in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD annehmen zu können. Unternehmen sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten oder sicherstellen, dass sie bereits jetzt in der Lage sind, eine XRechnung beispielsweise über PEPPOL oder zumindest per E-Mail zu empfangen.
Dabei ist zu beachten, dass eine XRechnung ausschließlich aus maschinenlesbaren XML-Daten besteht – ein begleitendes PDF-Dokument oder eine Ansichtsmöglichkeit ist nicht enthalten.
Wichtig: Lieferanten sind rechtlich ermächtigt, Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD auszustellen, auch wenn zwischen Lieferant und Empfänger eine frei verhandelbare Geschäftsbeziehung besteht. Insbesondere große Unternehmen machen zunehmend von dieser Verpflichtung Gebrauch. Zudem ist es möglich, dass Lieferanten Gebühren in Rechnung stellen, wenn der Rechnungsempfänger weiterhin auf den Erhalt klassischer PDF- oder Papierrechnungen besteht.
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