Einführung: Was ist PEPPOL BIS?
PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications) definiert standardisierte Nachrichtenformate für den elektronischen Datenaustausch (EDI). Diese Spezifikationen ermöglichen die strukturierte Übermittlung von E-Rechnungen, Bestellungen und anderen Geschäftsdokumenten innerhalb des PEPPOL-Netzwerks. Sie fördern die Interoperabilität zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, sowohl innerhalb der EU als auch darüber hinaus, und tragen dazu bei, den elektronischen Rechnungsaustausch zu vereinheitlichen.
Hauptmerkmale von PEPPOL BIS
- Standardisierung
PEPPOL BIS basiert auf der Universal Business Language (UBL) und definiert einheitliche Formate für E-Rechnungen und andere Geschäftsdokumente. Dies ermöglicht den reibungslosen Austausch von Rechnungsdaten, unabhängig von der verwendeten IT-Infrastruktur. - Interoperabilität
Dank PEPPOL BIS können E-Rechnungen und andere Geschäftsdokumente problemlos zwischen unterschiedlichen Systemen und Ländern ausgetauscht werden. Dies erleichtert den grenzüberschreitenden Handel und sorgt für eine lückenlose Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. - Rechtskonformität
PEPPOL BIS erfüllt gesetzliche Anforderungen, wie beispielsweise die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung für die CEN-Konformität. In vielen Ländern ist der Einsatz von PEPPOL BIS für den Austausch von E-Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern verpflichtend oder zumindest empfohlen. Unternehmen können somit sicherstellen, dass sie alle relevanten regulatorischen Anforderungen erfüllen. - Effizienzsteigerung
PEPPOL BIS hilft, den manuellen Aufwand im Rechnungs- und Beschaffungsprozess erheblich zu reduzieren. Durch die Automatisierung werden Fehlerquellen minimiert und die Bearbeitungszeiten verkürzt, was zu einer verbesserten Ressourcennutzung und niedrigeren Verwaltungskosten führt. Zudem können E-Rechnungen direkt in ERP- und Buchhaltungssysteme integriert werden, was den gesamten Prozess weiter optimiert. - Verbindlichkeit
Einige europäische Länder haben PEPPOL BIS als verpflichtenden Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch mit Behörden eingeführt. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen häufig PEPPOL BIS-konforme E-Rechnungen verwenden, was die Akzeptanz und Nutzung weiter fördert.
PEPPOL BIS Billing 3.0 – Der Standard für elektronische Rechnungen
Die neueste Version, PEPPOL BIS Billing 3.0.18, wurde im November 2024 veröffentlicht und ist vollständig kompatibel mit der EU-Norm EN 16931. Diese Version umfasst wichtige Änderungen, die speziell der Verbesserung der Compliance und Interoperabilität dienen. Dazu gehören erweiterte Regeln zur Identifikation von Absendern und Empfängern sowie Anpassungen in den Code-Listen und Validierungsmechanismen, die die Nutzung von PEPPOL BIS in verschiedenen Ländern weiter optimieren.
Technische Aspekte von PEPPOL BIS
PEPPOL BIS basiert auf einer strukturierten XML-Syntax, die den standardisierten, maschinenlesbaren Austausch von E-Rechnungen ermöglicht. Zu den wichtigsten technischen Komponenten gehören:
- UBL (Universal Business Language): Das primäre Format für den elektronischen Datenaustausch.
- Schematron-Regeln: Validierungsmechanismen zur Sicherstellung der Datenqualität.
- PEPPOL Transport Infrastructure: Ein sicheres Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen zwischen Teilnehmern.
- Access Points: Schnittstellen, die es Unternehmen ermöglichen, sich mit dem PEPPOL-Netzwerk zu verbinden.
Vorteile für Unternehmen
- Einheitliche Kommunikationsstandards
Die Nutzung von PEPPOL BIS erleichtert den elektronischen Austausch von E-Rechnungen, da alle Dokumente in einem standardisierten Format vorliegen. Das reduziert Fehler und verbessert die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen. - Automatisierung und Zeitersparnis
Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehlerquellen reduziert und der Verwaltungsaufwand erheblich gesenkt. - Höhere Rechtssicherheit
PEPPOL BIS hilft Unternehmen, alle relevanten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, wodurch rechtliche Risiken minimiert und Compliance-Prozesse optimiert werden. - Verbesserte internationale Zusammenarbeit
Da PEPPOL BIS ein international anerkannter Standard ist, wird die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern und der grenzüberschreitende Handel erheblich vereinfacht. - Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Alle Dokumente, die über PEPPOL BIS ausgetauscht werden, sind in einer strukturierten, nachvollziehbaren Form gespeichert. Dies verbessert die Transparenz und erleichtert Prüfungen und Audits.
Fazit
PEPPOL BIS ist ein unverzichtbares Instrument für den elektronischen Rechnungsaustausch, insbesondere für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern oder internationalen Partnern arbeiten. Die Standardisierung, Effizienzsteigerung und Rechtskonformität, die PEPPOL BIS bietet, machen es zu einem entscheidenden Baustein für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Mit der neuesten Version, PEPPOL BIS Billing 3.0.18, wurden weitere Verbesserungen eingeführt, die den Einsatz von E-Rechnungen noch sicherer und flexibler machen.
Für detaillierte Informationen und Downloads der aktuellen Spezifikationen besuchen Sie die offizielle PEPPOL-Dokumentationsseite: docs.peppol.eu.
PEPPOL in Japan: COMPLAVIS® vor Ort und neue Impulse für den internationalen E-Rechnungsaustausch und innerhalb Japans
Im internationalen Kontext gewinnt PEPPOL auch außerhalb der EU „überraschenderweise“ immer mehr an Bedeutung. Dies Ein interessantes Beispiel ist Japan, das PEPPOL als Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch eingeführt hat. Dies steht im Zusammenhang mit der Einführung des Qualified Invoice Systems (QIS), das seit Oktober 2023 die Mehrwertsteuerregelungen in Japan optimiert. COMPLAVIS® hatte die Gelegenheit, sich in der Woche vom 17. bis 21. Februar 2025 intensiv mit dem Thema vor Ort in in Tokyo und Nagoya im Rahmen der EU-Japanischen Industriekooperation mit Unternehmen und Anwendern auseinanderzusetzen, die kompetente Unterstützung von einem erfahrenen Partner wünschen. Die Anwendungsgebiete erstrecken sich von deutschen Unternehmen, die Geschäfte in Japan machen bis hin zu japanischen Unternehmen, die PEPPOL und PEPPOL BIS einsetzen (werden).
