Aktueller Stand der E-Rechnungseinführung
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Laut der Umfrage des Bitkom zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen haben viele Unternehmen inzwischen Maßnahmen ergriffen, um die Anforderungen zu erfüllen und die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen. Besonders für KMUs, die oft über begrenzte interne Ressourcen verfügen, ist es wichtig, geeignete Einstiegslösungen zu finden. Der Verband elektronische Rechnung (VeR) bietet eine Übersicht mit 41 bewährten Lösungen, die eine wertvolle Orientierungshilfe für Unternehmen darstellen, die seit Januar 2025 die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich umsetzen müssen. Diese Lösungen bieten eine breite Auswahl und decken die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmensgrößen und Branchen ab.
Verfügbare Lösungen für Unternehmen
Die Auswahl der richtigen Lösung zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht ist für jedes Unternehmen entscheidend, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und gleichzeitig die Effizienz der Rechnungsprozesse zu steigern.
1. Standardisierte Formate: ZUGFeRD und XRechnung
- ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei und ermöglicht sowohl die visuelle Darstellung der Rechnung als auch die maschinenlesbare Verarbeitung. Die aktuelle Version, ZUGFeRD 2.3.2, wurde am 13. November 2024 veröffentlicht und bietet erweiterte Funktionen für eine optimierte Rechnungsabwicklung.
- XRechnung: Als XML-basiertes Datenmodell dient XRechnung insbesondere im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern und entspricht der europäischen Norm EN 16931. Es wurde entwickelt, um die Interoperabilität und Effizienz im elektronischen Rechnungsverkehr zu gewährleisten.
Die erweiterten Funktionen sind:
- Aktualisierte Codelisten und Validierungsregeln: Die Version 2.3.2 integriert neue Codelisten und korrigierte technische Prüfungen, die vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) veröffentlicht wurden. Diese Aktualisierungen sind seit dem 15. November 2024 verbindlich und wurden implementiert, um die Konformität des ZUGFeRD-Standards sicherzustellen.
- Erweiterte Datenstruktur: Die erweiterte Datenstruktur ermöglicht eine detailliertere Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen sowie eine bessere Anpassung an branchenspezifische Anforderungen.
- Verbesserte Interoperabilität: Durch die Anpassung an die französische Veröffentlichung Factur-X 1.07.2 wird die internationale Kompatibilität erhöht. Dies erleichtert den grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsaustausch innerhalb der EU.
- Einführung von Rundungstoleranzen: Im Profil EXTENDED sind nun Rundungsungenauigkeiten zulässig. Dadurch führen geringfügige Abweichungen bei Steuerbeträgen nicht mehr automatisch zu Fehlern, was die Verarbeitung komplexer Rechnungen erleichtert.
- Optimierte Dokumentation: Die Dokumentation wurde verbessert, einschließlich technischer Anhänge für einzelne Profile und einer XSLT-Datei zur Visualisierung der XML-Daten. Zudem wurden Musterrechnungen aktualisiert und eine HTML-Ansicht der XML-Daten hinzugefügt.
2. Softwarelösungen und Dienstleistungen
Unternehmen können aus einer Vielzahl von Softwarelösungen wählen, die von einfachen Tools für kleine Unternehmen bis hin zu komplexeren Systemen für größere Konzerne reichen. Die vom VeR bereitgestellte Übersicht listet eine breite Palette an Lösungen, die von Cloud-Diensten für den Mittelstand bis hin zu hybriden Modellen für Großunternehmen reichen. COMPLAVIS® ist ein Lösungsanbieter. Diese Lösungen bieten eine nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme und decken alle relevanten Prozesse der elektronischen Rechnungsabwicklung ab, wie Empfang, Validierung, Konvertierung und Integration.
3. Outsourcing von Rechnungsprozessen
Für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse nicht selbst abwickeln möchten oder keine internen Ressourcen für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht haben, bietet sich das Outsourcing an spezialisierte Dienstleister an. Diese übernehmen die gesamte Abwicklung von der Erstellung bis zur Übermittlung der elektronischen Rechnung und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Aktuelle Neuigkeiten zur Umstellung auf E-Rechnung in Deutschland
Die Umstellung auf die E-Rechnung verläuft insgesamt positiv. Mehr als 40 Anbieter von Einstiegslösungen für die E-Rechnung helfen Unternehmen, die seit dem 1. Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht umzusetzen. Diese Lösungen reichen von einfachen Cloud-Diensten bis hin zu komplexeren Modellen für Großunternehmen und bieten maßgeschneiderte Optionen je nach Unternehmensgröße und -bedürfnis. Laut dem VeR stellen viele Unternehmen bereits auf die E-Rechnung um, und es wird eine stetige Zunahme der Akzeptanz beobachtet.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung. Die breite Auswahl an verfügbaren Lösungen, die vom VeR und anderen Anbietern bereitgestellt wird, ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, die für sie passende Lösung zu finden. Um die Vorteile der E-Rechnung vollständig auszuschöpfen, sollten Unternehmen die Umstellung sorgfältig planen und mit der Wahl der richtigen Lösung den Weg für eine effiziente und gesetzeskonforme Rechnungsabwicklung ebnen.
Warum COMPLAVIS® der perfekte Partner in Sachen E-Rechnung ist
COMPLAVIS® bietet Unternehmen eine maßgeschneiderte Plattform zur effizienten Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Mit jahrelanger Expertise im Bereich der digitalen Geschäftsprozesse und einem tiefen Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen aller Größenordnungen ist COMPLAVIS® der ideale Partner, um den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung reibungslos und sicher zu gestalten. Die Plattform von COMPLAVIS® unterstützt sowohl die gängigen Formate wie ZUGFeRD und XRechnung als auch die nahtlose Integration in bestehende ERP-Systeme. Als zertifizierter PEPPOL Access Point ermöglicht COMPLAVIS® zudem den sicheren und effizienten Austausch von E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk – eine internationale Plattform, die eine reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen und öffentlichen Institutionen sicherstellt.
Besonders hervorzuheben ist, dass COMPLAVIS® seine Preise transparent darstellt, sodass Unternehmen jederzeit genau wissen, welche Kosten auf sie zukommen. Zudem gewährleistet COMPLAVIS® mit seiner Plattform eine einfache Handhabung, sodass Unternehmen die Vorteile der E-Rechnung schnell und ohne großen Aufwand umgehend nutzen können. Durch kontinuierliche Updates bleibt die Lösung immer auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen, wodurch Unternehmen jederzeit konform bleiben. Als Partner bietet COMPLAVIS® nicht nur technische Unterstützung, sondern auch umfassende Unterstützung, um sicherzustellen, dass die Umstellung auf die E-Rechnung sowohl effizient und effektiv als auch kostensparend erfolgt.
